Kerkenraad
De kerkenraad is het bestuur van de kerkelijke gemeente en de ambten van ouderling, diaken en ouderling-kerkrentmeester zijn hierin vertegenwoordigd. De voorzitter en de scriba zijn gekozen vanuit de kerkenraad en bereiden de vergaderingen voor. De kerkenraad komt gemiddeld negen keer per jaar in vergadering bij elkaar. Deze vergaderingen worden genotuleerd.
De kerkenraad is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het beleidsplan, het onlangs opgestelde werkplan, de financiën, de wekelijkse diensten op zondag en de overige activiteiten die door de week heen georganiseerd worden.
Bij de bevestiging in het ambt belooft de ambtsdrager vertrouwelijk om te gaan met zaken die in de kerkenraad besproken worden en met dat wat er in het dagelijks werk in de gemeente aan hem/haar wordt toevertrouwd.
Om het werk in de gemeente te kunnen uitvoeren zijn er teams gevormd met elk een eigen werkgebied. Incidenteel worden afgevaardigden van de teams uitgenodigd om de kerkenraad te informeren.

Ouderlingen
Kerntaak van het ambt van ouderling is het bijstaan van gemeenteleden, van jong tot oud, in het vorm en inhoud geven aan het geloof en waar nodig het verlenen van zorg en aandacht. Ouderlingen zijn betrokken bij activiteiten die het geloof van gemeenteleden opbouwen en verdiepen. In de wekelijkse viering geeft de ouderling de voorganger aan het begin en aan het einde van de viering een hand. Dit doet hij/zij namens de kerkenraad als teken dat de kerkenraad het de voorganger toevertrouwt om voor te gaan in de dienst.

Diaconie
De kerntaak van een diaken is het onder de aandacht brengen van diaconale nood, dichtbij en veraf. De hele gemeente heeft als opdracht om te delen waar dat nodig is, te helpen waar geen helper is en zo te getuigen van gerechtigheid. De diaken heeft hierin een stimulerende en toerustende taak richting de gemeente. Een andere taak is de voorbereiding en samen met de voorganger het verzorgen van de viering van het Heilig Avondmaal.  
De Diaconie is betrokken bij de voorbeden, stelt jaarlijks het collecterooster op, verzorgt de collectes tijdens de wekelijkse viering, informeert de gemeente over de betreffende goede doelen en vraagt de gemeente om betrokkenheid bij het diaconale werk. De Diaconie richt zich op de uitvoering van de gestelde diaconale doelen die genoemd worden in het beleidsplan.

College van kerkrentmeesters
Het college is verantwoordelijk voor de financiën, het beheer, het veiligheidsbeleid, archief, personeelsbeleid, geldwerving en de actie Kerkbalans. Het beleidsplan is hierin leidend.
Het college bestaat uit ouderling-kerkrentmeesters en kerkrentmeesters. Vanuit het college woont een aantal kerkrentmeesters de kerkenraadsvergaderingen bij en houdt de kerkenraad op de hoogte van de financiële situatie van de gemeente.

De Teams
Sinds enige tijd heeft ‘de Ontmoeting’ het werk in de gemeente onderverdeeld in diverse teams zoals het Pastoraal team, Team Liturgie, Team Brunch+, Team ZWO, Team Kunst in de kerk en het Activiteitenteam. Informatie over deze teams is te vinden op de website onder de namen van de betreffende teams.

Jeugdwerk
In Zevenbergen wordt het Christelijk Jeugdwerk verzorgd door de SPJZ (Stichting Protestants Jeugdwerk Zevenbergen). Hoewel de stichting in principe onafhankelijk is, is zij statutair verbonden met de Hervormde Gemeente en Gereformeerde Kerk ‘de Ontmoeting’. Meer informatie over de activiteiten van de stichting is te vinden onder ‘SPJZ’ op deze website.


Bloemen
Vanuit de gemeente gaat er elke zondag een bloemengroet naar jarige ouderen, naar jubilea of naar gemeenteleden ter bemoediging. De bloemen worden na afloop van de dienst bezorgd door de dienstdoende ambtsdrager.
Met Kerst, Pasen, Pinksteren en andere bijzondere zondagen wordt er door een aantal  gemeenteleden een bijzondere bloemschikking gemaakt.

Nieuwsbrief
Maandelijks wordt er een Nieuwsbrief samengesteld en rondgebracht bij alle gemeenteleden. Het verzamelen, samenstellen, produceren en rondbrengen van de maandelijkse Nieuwsbrief wordt verzorgd door een aantal kerkenraadsleden en vrijwilligers uit de gemeente.
Elk jaar wordt er een Jaarboekje gemaakt met een jaarverslag aangaande het werk in de gemeente, de financiën en een actuele ledenlijst. Ook dit boekje wordt persoonlijk bij gemeenteleden thuis bezorgd.

Websitebeheer
De webmaster verzorgt de inhoud van de website. De diverse kerkenraadsleden zijn medeverantwoordelijk voor het actueel houden van de website.

Schoonmaakteam
Er is een team van vrijwilligers dat wekelijks de kerk schoonmaakt en indien nodig opruimt. Eén keer per jaar wordt er een grote schoonmaak gedaan.